Od 1 stycznia 2019 roku akta pracownicze dzielimy już nie na trzy, ale na cztery części. Pracodawcy mogą prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie postaci - papierowo lub elektronicznie. Akta nowo zatrudnionych pracowników są teraz przechowywane przez 10 lat, a nie 50 lat. Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy na każdego pracodawcę nakłada kodeks pracy. Kiedy szef musi prowadzić akta osobowe pracownikaZgodnie z art. 94 kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł chyba, że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Warto przeczytać:Szef musi niezwłocznie wydać świadectwo pracyCo ważne, obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego pracodawcy, nawet zatrudniającego jednego pracownika. Nie ma też tutaj znaczenia forma prowadzonej działalności. Fakt prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest szczególnie ważny, bo akta osobowe mogą mieć duże znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Jakie dokumenty przechowywane są w aktach osobowych pracownikaSzczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe dzielimy już nie na trzy, ale na cztery części: A, B, C oraz D. W części A znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby, a część D - dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach. Wszystkie dokumenty powinny znajdować się w odpowiednich częściach akt. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Należy je ułożyć chronologicznie oraz ponumerować. Jak rekruter sprawdza informacje zawarte w CV. 11 rzeczy, kt... Warto zaznaczyć, że nowy podział akt osobowych obowiązuje w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Akta zgromadzone do 31 grudnia 2018 roku szef może pozostawić bez zmian, czyli tylko podzielone na części A, B i C. Natomiast dokumenty włączane do tych akt od 1 stycznia 2019 roku powinny być gromadzone zgodnie z nowymi zasadami. Nie ma też przeszkód, by pracodawca wszystkie akta osobowe pracowników prowadził już "po nowemu". Akta osobowe część A - co się w niej znajdujePracodawca może żądać od osoby kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów: wypełnionego kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik - w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia, orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń, certyfikaty, dyplomy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Akta osobowe część B - co się w niej znajdujeTa część akt zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową, oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy. 6 zasad, które pomogą nam przetrwać w korporacji. Nie wystar... Poza tym pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. Akta osobowe część C - co się w niej znajdujePonieważ zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, więc muszą się tu znaleźć: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy. Akta osobowe część D - co się w niej znajdujeW czwartej części akt osobowych, wprowadzonej od 1 stycznia 2019 roku, należy przechowywać: odpis zawiadomienia o ukaraniu, inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Jak długo należy przechowywać akta pracowniczeOd 1 stycznia 2019 roku skrócił się czas przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Dotyczy to przede wszystkim osób, które zaczęły pracę od 2019 roku. Ich dokumentację szefowie przechowują teraz przez skrócony okres 10 lat. Jest on liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. Ludzie, z którymi inni nie lubią pracować. Czy jesteś jednym z nich? Pracodawca może też krócej przechowywać akta osób po raz pierwszy zatrudnionych w latach 1999-2018. W związku z tym trzeba przekazać do ZUS dodatkowe informacje. Musi to być jednak świadoma decyzja pracodawcy. Jeśli zdecyduje się on skrócić okres przechowywania dokumentacji, musi złożyć oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA) oraz przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie, a zwolnionego do 31 grudnia 2018 roku. - Natomiast akta pracowników czy zleceniobiorców zatrudnionych przed 1999 rokiem pracodawca musi przechowywać przez 50 lat. Tak jest również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą, pracą równorzędną z górniczą lub zaliczaną do pracy górniczej - mówi Krystyna Michałek z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawcy mogą też prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie postaci - papierowo lub elektronicznie. Może również zdecydować się na formę mieszaną, np. akta starych pracowników kontynuować w formie papierowej, a nowych w formie elektronicznej. Polecane ofertyMateriały promocyjne partnera

^{W tym artykule przyjrzymy się bliżej odprawie emerytalnej w świadectwie pracy i omówimy jej znaczenie oraz zasady obowiązujące w tym zakresie. Odprawa emerytalna – definicja i znaczenie Odprawa emerytalna jest jednym z elementów świadczeń emerytalnych przysługujących pracownikowi po zakończeniu aktywności zawodowej.}

Czekają nas zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej związane z jej elektronizacją i skróceniem okresu przechowywania. O tym już wiele pisano i mówiono. Warto natomiast pamiętać o jeszcze jednej powiązanej kwestii – a konkretnie o tym, że nowe regulacje mają znaczenie także dla obowiązków pracodawców związanych z wydawaniem świadectw pracy. Czytaj także: Świadectwo pracy: co powinno zawierać Te z kolei stanowią podstawową metodę potwierdzania zakończonego już zatrudnienia w danej firmie. Mają istotne znaczenie dla byłych pracowników poszukujących nowej pracy. Umożliwiają nie tylko wykazanie dotychczasowego przebiegu kariery, ale również ustalenie, np. wysokości urlopu wypoczynkowego należnego w przyszłej pracy. Brak miejsca na dowolność Wydanie świadectwa pracy należy do obowiązków pracodawcy. Przekazanie go nie może być uzależnione od dokonania jakichkolwiek rozliczeń z byłym pracownikiem. Oznacza to, że szef nie ma prawa warunkować wydania dokumentu np. uprzednim zwróceniem przez zatrudnionego pobranych zaliczek, pożyczek czy powierzonych mu narzędzi pracy. Pracodawca rozstający się ze swoim podwładnym, powinien wręczyć mu świadectwo pracy niezwłocznie, w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy. Świadectwo pracy wskazuje podstawowe informacje na temat przebiegu zatrudnienia danego pracownika. Dane, które powinno ono zawierać, są ściśle określone przepisami prawa. W treści dokumentu trzeba umieścić przede wszystkim takie informacje jak: - okres zatrudnienia, - wymiar czasu pracy, - rodzaj wykonywanej pracy lub stanowisko, Autopromocja Specjalna oferta letnia Pełen dostęp do treści "Rzeczpospolitej" za 5,90 zł/miesiąc KUP TERAZ - tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy, - zajęcie wynagrodzenia za pracę w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej, - informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. wykorzystanie urlopów wypoczynkowych lub związanych z rodzicielstwem, okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub pobierania wynagrodzenia za czas choroby). W świadectwie pracy zamieszcza się również pouczenie o prawach pracownika dotyczących trybu jego sprostowania, a także dane dotyczące wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach – jeżeli zażądał tego zatrudniony. Co nowego Zmiany dotyczące przekazywania podwładnym świadectw pracy wiążą się z wejściem w życie przepisów wprowadzających skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (czyli tzw. dokumentacji pracowniczej) oraz możliwość jej elektronizacji. Konkretnie mówimy tu o ustawie z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357). Celem przypomnienia, ten nowy okres to zasadniczo 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu, a nie – jak to było dotychczas – 50, a dokumenty będzie można przechowywać również elektronicznie. Z punktu widzenia świadectw pracy najważniejsze jest jednak, że wraz z nimi szefowie będą musieli wydawać pracownikom dodatkowe informacje o: - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (zasadniczo 10-cioletnim), - możliwości jej odbioru przez etatowca do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania, - zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w tym terminie. Co istotne, tę informację będzie można przekazać byłemu zatrudnionemu nie tylko w postaci papierowej. Dopuszczalna jest również forma elektroniczna. Nawet odszkodowanie Niewydanie byłemu pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko jego prawom. Takim zaniechaniem przełożony ryzykuje poniesienie dotkliwych konsekwencji finansowych – kara grzywny może wynieść od 1000 zł aż do 30 000 zł). Jednak potencjalna odpowiedzialność pracodawcy na tym się nie kończy. Były zatrudniony może żądać wydania świadectwa pracy i dochodzić odszkodowania w związku z poniesioną przez to szkodą w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. - Patrycja Zawirska jest radcą prawnym, partnerem w Zawirska Gąsior – radcowie prawni i adwokaci - Marta Rogocz jest prawnikiem w tej kancelarii

Zmiany w świadectwie pracy od 2017: Pojawi się informacja o ochronie przed zwolnieniem. Więcej o zmianach w świadectwie pracy czytaj tutaj>> W efekcie świadectwo pracy, jeśli

Szczegóły Opublikowano: 30 marzec 2017 Odsłony: 2687 Wiele osób zajmujących się kadrami w firmie ma dylemat, jak prawidłowo powinno wyglądać przechowywanie dokumentów w aktach osobowych?Które dokumenty muszą być przechowywane w aktach, a które niekoniecznie. Postaramy się poniżej rozwiać Wasze wątpliwości. Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych - podstawa prawnaZ art. 94 pkt 9a kp wynika, iż pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracowników. To co powinno znajdować się w aktach osobowych pracownika, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W rozporządzeniu wyróżnione są trzy części, na które powinny składać się akta: część A, B i części A umieszcza się wszelkie dokumenty zebrane podczas ubiegania się o zatrudnienie np. części B - dokumenty zebrane w okresie trwania zatrudnieniaW części C - dokumenty w związku z jego zwrócić uwagę, iż w ostatnich dwóch przypadkach ustawodawca posłużył się sformułowaniem "w tym" co oznacza, że pracodawca może również umieścić dokumenty inne niż wymienione w ustawie. W takim razie gdzie przechowywać dokumenty, które nie zostały wskazane w ustawie, a są powszechnie używane w obiegu kadrowym?Wnioski urlopoweUstawodawca nie zakazał przechowywania w omawianym zbiorze dokumentów wymienionych powyżej, aczkolwiek przepisy rozporządzenia przemawiają za wyłączeniem ich z dokumentacji akt osobowych. Wniosek o urlop wypoczynkowy w formie papierowej czy elektronicznej jest dokumentem z zakresu czasu pracy, stosowanym na podstawie regulaminów wewnątrzzakładowych czy instrukcji. Ewidencja czasu pracy, w skład której wchodzi urlop wypoczynkowy, jest dokumentem bezwzględnie wymaganym, jednakże nie został on wyszczególniony jako obowiązkowo przechowywany w części B akt osobowych - w związku z czym, tym trudniej uznać, że należy w niej przechowywać wnioski o urlop wypoczynkowy. Dodatkowym potwierdzeniem przemawiającym za odstąpieniem od przechowywania w aktach wniosków o urlop wypoczynkowy jest stosunkowo duża ich liczba. Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych dotyczących urlopów utrudniałoby korzystanie z nich. Powszechnie przechowuje się wnioski urlopowe przy ewidencji czasu pracy, co wydaje się rozsądne i praktyczne. Zaświadczenia lekarskieZ dokumentem ZUS ZLA, czyli z zaświadczeniem lekarskim, ma miejsce podobna sytuacja jak z wnioskami urlopowymi - z tą różnicą, że dopóki funkcjonuje jeszcze w formie papierowej, to dokument ten, po odnotowaniu w ewidencji czasu pracy, powinien być przechowywany z dokumentacją płacową. PIT-2Dokument ten nie został określony w omawianym rozporządzeniu jako dokument obowiązkowo przechowywany w aktach osobowych. Jest on jednakże niezbędny i koniecznie wymagany do przedłożenia w okresie zatrudnienia (po zawarciu umowy). Pracownik zobowiązany jest taki dokument przedłożyć, co wynika z art. 32 ust. 3 ustawy o pdof. Pracodawca może przechowywać takie oświadczenie poza aktami pracowniczymi, jednakże ze względów praktycznych jest wygodne umieszczanie dokumentu w aktach osobowych. Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychoduZakład pracy przy obliczaniu zaliczki na pdof stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Wynika to z art. 32 ust. 5 w związku z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof. W tej sytuacji dokument ten może podlegać włączeniu do części B akt osobowych. W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia akt osobowych nie wspomina się o tym oświadczeniu, jednak w doktrynie omawianego zagadnienia dominuje pogląd, iż oświadczenia tzw. podatkowe (PIT-2 i o stosowaniu podwyższonych kosztów) można też przechowywać w wyodrębnionym do tego celu zbiorze dokumentów. Oczywiście nie musisz o tym wszystkim pamiętać, wystarczy że zlecisz nam opiekę nad dokumentacją kadrową i my o wszystko zadbamy aby wszystko było zgodne z ustawami i odpowiednimi rozporządzeniami.

Pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa pracy po zakończeniu umowy na okres próbny, chyba że pracownik wystąpi z żądaniem jego wydania. Zasady wydawania świadectwa pracy reguluje art. 97 K.p. Stanowi on, że w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi

Informacja o okresie przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej Obowiązujący od 1 stycznia 2019 r. art. 946 kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do wydawania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy papierowej lub elektronicznej informacji, w której należy wskazać: 1) okres przechowywania dotyczącej pracownika dokumentacji, 2) możliwość jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ustawowego okresu przechowywania, 3) zastrzeżenie, że w przypadku jej nieodebrania dokumentacji w ww. terminie ulegnie ona zniszczeniu. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wątpliwości Przepis ten budzi wątpliwości co do zakresu podmiotowego pracowników, wobec których pracodawca powinien zrealizować zawarty w nim obowiązek. Jego brzmienie sugeruje bowiem, że omawianą informację należy wydać każdemu pracownikowi, którego stosunek pracy ustaje po 31 grudnia 2018 r. Wątpliwości tych nie rozstrzygają również w sposób jednoznaczny przepisy przejściowe ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( z 2018 r. poz. 357), która wprowadziła przedmiotowy przepis do kodeksu pracy. Niemniej jednak, na tle art. 7 ust. 1 tejże ustawy uzasadniona jest teza, że informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej wydajemy wyłącznie pracownikom zatrudnionym u danego pracodawcy po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r. Chodzi zatem o pracowników, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tzn. uległ rozwiązaniu lub wygasł. Rozstrzygającym w tym zakresie kryterium jest zatem moment zatrudnienia u danego pracodawcy. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wyłączenia Tym samym obowiązek, o którym mowa w art. 946 kodeksu pracy nie ma charakteru uniwersalnego. Nie dotyczy on pracowników zatrudnionych: przed 1 stycznia 1999 r., których dokumentację należy zawsze przechowywać przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy, bez możliwości skrócenia tego okresu; pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., których dokumentacja również objęta jest 50-letnim okresem przechowywania, z możliwością jego skrócenia do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raporty informacyjne dotyczące danych pracowników. Przy czym, w odniesieniu do pracowników wymienionych powyżej w pkt b) pracodawca spełnia obowiązek informacyjny w innym trybie. A mianowicie informuje ich o możliwości i terminie odbioru dokumentacji w związku ze skróceniem okresu jej przechowywania, do którego dochodzi na skutek złożenia raportów informacyjnych dotyczących tychże pracowników. Takie stanowisko zajmuje również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (zob. Ubezpieczenia i Prawo Pracy Nr 3 (477) z dnia r.). Więcej informacji na temat nowych terminów przechowywania akt pracowniczych oraz nowych obowiązków pracodawców wynikających ze zmian w Prawie Pracy otrzymasz podczas szkoleń dla działów kadr. Autor artykułu: dr Piotr Wąż Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy. Wykładowca OSiI Effect, autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP: Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy Tutaj znajdziesz inne ciekawe artykuły: Dyskryminacja i mobbing w miejscu pracy Akta osobowe Asertywna komunikacja ^{Obowiązkowe elementy świadectwa pracy. Zgodnie z art. 97 § 2 KP, obowiązkowe elementy świadectwa pracy to: trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy powinno zamieścić się}

Nowy obowiązek od 2019 roku Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2019 r. przepisem art. 94(6) Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 ; możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. Przepis ten – dodany mocą ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( z 2018 r. poz. 357) – tworzy dla pracodawcy obowiązek w postaci wydania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy stosownej informacji dotyczącej okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (można go określić mianem obowiązku informacyjnego). Sprawdź w LEX: Nowy sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej > Niejasne przepisy przejściowe W związku z dość niefortunną redakcją przepisów przejściowych w ww. ustawie do dzisiejszego dnia nie do końca jasna pozostaje kwestia, czy wyżej wymieniony obowiązek informacyjny pracodawcy powinni spełniać wobec wszystkich pracowników, których stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł od dnia wejścia w życie przepisów (1 stycznia 2019 r.), czy też należy go ograniczyć jedynie do pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od tego dnia. W tej mierze zwrócić uwagę należy przede wszystkim na treść art. 7 ust. 1 ww. ustawy, który stanowi, że: „Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się art. 94 pkt 9a i 9b, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz art. 94(8)-94(12) ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą. Art. 94(7) ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio”. Skorzystaj z wzoru dostępnego w LEX: Informacja o okresie przechowywania, możliwości odbioru i zniszczeniu dokumentacji pracowniczej > Wyżej przedstawione wątpliwości wynikają przede wszystkim z okoliczności, że przepisy przejściowe odwołują się w tym zakresie właśnie do momentu „nawiązania stosunku pracy”, a niekoniecznie – jak się zdaje – do momentu w którym miałby powstać sam obowiązek wydania informacji (rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy). Innymi słowy, przepisy przejściowe uzależniają powstanie obowiązku informacyjnego nie od tego, w jakim momencie zostanie rozwiązany lub wygaśnie stosunek pracy, lecz od faktu, w jakim terminie stosunek ten powstał. Taka redakcja przepisów wydaje się niezwykle nieintuicyjna, jednak jej zastosowanie wynikło z konieczności dostosowania obowiązku informacyjnego do przepisów związanych z samym skróceniem okresu przechowywania akt osobowych oraz okoliczności, że mamy tutaj do czynienia niejako z „sytuacją ciągłą”, jaką jest trwanie stosunku pracy w czasie. Czytaj też: Dziurawa deklaracja o rezygnacji z PPK > Nie należy jednak nie zauważyć niefortunnej redakcji wskazanego przepisu, która powyższe wnioski nakazuje wyciągnąć niejako a contrario, co – jeśli chodzi o wagę przepisów przejściowych – wydaje się wysoce nieprawidłowym zabiegiem. Nie należy mieć jednak wątpliwości co do intencji ustawodawcy, który w uzasadnieniu projektu ustawy wskazał, że: „Art. 7 projektu ustawy określa zakres stosowania nowych przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed wejściem w życie niniejszej ustawy”. Przyjęcie odrębnego niż prezentowany poglądu, że art. 94(6) Kodeksu pracy ma zastosowanie wobec każdej sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy od dnia 1 stycznia 2019 r., konsekwentnie czyniłoby z art. 7 ust. 1 przepis pusty, odmawiałoby mu bowiem przymiotu przepisu regulującego zakres zastosowania nowych przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r., a pośrednio również – co ważniejsze – regulującego które przepisy nie będą mieć zastosowania. Skorzystaj z wzoru dostępnego w LEX: Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru i konsekwencjach nieodebrania dokumentacji pracowniczej - informacja dla pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2019 r. > To samo dotyczyłoby art. 9 wskazanej ustawy, co do którego zastosowano analogiczną konstrukcję. Przepis ten stanowi, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., znowelizowany art. 94(5) Kodeksu pracy (dotyczący kontynuacji prowadzenia dokumentacji pracowniczej) stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny. Celem art. 7 ust. 1 (podobnie zresztą jak i art. 9) jest niejako określać, które przepisy wprowadzone z dniem 1 stycznia 2019 r. mają mieć zastosowanie wobec stosunków pracy nawiązanych przed tą datą i w jakim zakresie ma miejsce to zastosowanie. Inny sens ich istnienia w obowiązującym brzmieniu istnieć nie może. Zresztą należy zwrócić uwagę, że o ile wśród wymienionych w art. 7 ust. 1 przepisów mających zastosowanie do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. nie jest wymieniony obowiązek informacyjny wynikający z art. 94(6) Kodeksy pracy, to wymieniony został przepis statuujący inny obowiązek informacyjny, wynikający z art. 94(9) § 1 Kodeksu pracy, a dotyczący informacji w zakresie zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wymienienie jednego obowiązku informacyjnego a pominięcie drugiego byłoby nielogiczne, gdyby uznać, że art. 7 ust. 1 nie reguluje zakresu zastosowania nowych przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019. Co więcej, powyższe rozumowanie jest spójne ze znowelizowanymi od 1 stycznia 2019 r. przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( z 2017 r. poz. 1778 oraz z 2018 r. poz. 106 i 138). Przy założeniu, że ustawodawca uznał za celowe nie wydawanie informacji pracownikom, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat (a więc zatrudnionym przed 1 stycznia 1999 r. lub w okresie 1 stycznia 1999 – 31 grudnia 2018 r., za których nie został jednak złożony tzw. raport informacyjny) sensu nabiera argumentacja, że obowiązek wynikający z art. 94(6) Kodeksu pracy należy wykonać jedynie wobec pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. Analogiczny obowiązek informacyjny wobec pracowników zatrudnionych wcześniej wynikać ma bowiem z innych przepisów, i wyglądać nieco inaczej. Informacja jednak pozostaje tożsama, a nieracjonalne wydawałoby się obowiązywanie pracodawcy do dublowania pracownikowi tożsamej wiedzy. Jak stanowi znowelizowany art. 41c ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca (płatnik składek) przekazuje pracownikom (ubezpieczonym) kopię raportu informacyjnego wraz z pouczeniem o: okresie, o którym mowa w art. 41f ust. 1, dotyczącym przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony); prawie do odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu, o którym mowa w art. 41f ust. 1; prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika. Powyższa sytuacja dotyczy sytuacji przekazania za pracownika raportu, gdy wyrejestrowanie tego pracownika z ubezpieczeń społecznych ma miejsce po złożeniu oświadczenia w/s raportów, rozpoczynającego całą procedurę umożliwiającą skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. W sytuacji bowiem, gdy wyrejestrowanie pracownika ma miejsce przed złożeniem ww. oświadczenia (czyli pracownik nie pracuje już u pracodawcy w momencie gdy doszło do podjęcia decyzji o skróceniu okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej), a pracodawca ma rok na przekazanie stosownego raportu za takiego pracownika, obowiązek informacyjny ustawa przerzuca na ZUS, wskazując w art. 41d, że stosowna informacja ZUS zawiera pouczenie, o którym mowa w art. 41c ust. 1. Data zatrudnienia ma znaczenie - różne obowiązki pracodawcy Jak wynika z powyższego: obowiązek informacyjny z art. 94(6) Kodeksu pracy powinien być spełniany jedynie wobec pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. co do pracowników, za których pracodawca składa raporty informacyjne – analogiczny obowiązek wynikać będzie z art. 41c ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jedynie jednak wobec pracowników, za których raport został przekazany wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych. Wobec pracowników wyrejestrowanych wcześniej obowiązek zostanie spełniony przez ZUS. co do pracowników, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat, ustawodawca słusznie nie przewidział obowiązku informowania ich o okresie przechowywania ich dokumentacji. Podsumowując – pomimo pojawiających się interpretacji wskazujących na obowiązek wydania informacji z art. 94(6) Kodeksu pracy wszystkim pracownikom bez względu na datę ich zatrudnienia – ilość argumentów przeciwnych jest tak duża, że przyjęcie takiej wykładni zdaje się niemożliwe. Tylko bowiem zaprezentowana powyżej wykładnia zapewnia spójność stosowania innych przepisów i umożliwia nadanie ustawodawcy przymiotu racjonalności. Więcej na temat znajdziesz w LEX: Zasady wystawiania świadectwa pracy > Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek > Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - obowiązek informacyjny wobec pracownika > Przechowywanie akt osobowych > Wniosek o przywrócenie terminu do sprostowania świadectwa pracy - PROCEDURA > Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać > Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru i konsekwencjach nieodebrania dokumentacji pracowniczej - informacja dla pracownika zatrudnionego po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., za którego złożony został raport informacyjny ZUS RIA > ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, kiedy pracownik po zakończeniu umowy na czas próbny zostaje zatrudniony u tego samego pracodawcy na stałe, czyli na podstawie umowy na czas nieokreślony. W takim przypadku umowa na czas próbny powinna zostać formalnie zakończona niezwłocznym wydaniem świadectwa pracy – bez żądania pracownika w tej

Co to jest dokumentacja pracownicza Kiedy zatrudniasz pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą: akta osobowe pracowników (A, B, C, D) dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pamiętaj! Niezależnie od dokumentacji pracowniczej prowadzisz dokumentację dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych. Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł. Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych Akta osobowe pracownika składają się z 4 części: A, B, C, D i obejmują: w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: umowę o pracę oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy zakres czynności (zakres obowiązków) potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych danego pracownika przechowujesz w porządku chronologicznym i numerujesz. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych wydzielonych części. Po usunięciu z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. W aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej przechowujesz odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez ciebie lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Jaka dokumentacja jest potrzebna przy etacie W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy masz obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika: dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy). W skład dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy wchodzi: ewidencja czasu pracy obejmująca: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury urlopy zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. wnioski pracownika dotyczące między innymi: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy) ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy) stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy. dokumentacja związana: ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy) z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy) z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy zgody: pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy) pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy). Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji Zarówno pracownik, jak i były pracownik mają prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii całości bądź części swojej dokumentacji pracowniczej. Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku musisz wydać nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Pamiętaj! Wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej włączasz do akt osobowych pracownika w części B - jeżeli wniosek został złożony w trakcie zatrudnienia albo C - jeżeli wniosek został złożony po ustaniu zatrudnienia. W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci papierowej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej: w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia: zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci elektronicznej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej: w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. Ważne! Obecnie pracodawca nie wydaje już byłemu pracownikowi na jego wniosek odpisu świadectwa pracy, a kopię dokumentu przechowywanego w aktach osobowych. Jak długo trzeba przechowywać dokumentację Masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy): przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 roku lub później przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Ważne! Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożysz raport informacyjny. przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie. Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie. Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od dnia ustania stosunku pracy. Jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 roku. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 roku. Ważne! Przepisy nie precyzują zasad odbioru takiej dokumentacji przez byłego pracownika. Jakie są zasady przy 10-letnim okresie przechowywania Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania dokumentacji oddzielnie dla każdego pracownika. 10-letni okres w stosunku do wszystkich zatrudnionych, z którymi rozwiązano umowę w danym roku kalendarzowym, kończy się w zawsze 31 grudnia. Przykład Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 roku. Umowę rozwiązano 31 maja 2020 roku. Pani Monika, pracująca w tej samej firmie, zaczęła pracę 12 grudnia 2019 roku. Jej umowa została rozwiązana 11 grudnia 2020 roku. Okres przechowywania dokumentacji pana Pawła i pani Moniki, czyli 10 lat, minie 31 grudnia 2030 roku. Ważne! Jeżeli zatrudniasz pracownika ponownie w okresie 10 lat od zakończenia ostatniej umowy o pracę, to kontynuujesz prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (nie zakładasz mu osobnej dokumentacji). 10-letni okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy. Nie powinieneś jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania. Przykład Pan Jan pracował w firmie budowlanej w latach 2016–2018. Jego dokumentacja związana z tym zatrudnieniem ma być przechowywana przez 50 lat. Pan Jan ponownie zawarł umowę o pracę z tym samym pracodawcą od 1 stycznia 2020 roku. Dla nowej umowy okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, dlatego pracodawca nie łączy dokumentacji z poprzedniej i nowej umowy. Pamiętaj! W przypadku rozwiązania stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy musisz wydać pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o: 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie przechowywania. Co robić z dokumentacją po okresie przechowywania Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. W ciągu tego miesiąca dokumentacja nie może zostać zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca ma 12 miesięcy na to, żeby zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe – pracodawca nie może zachować dokumentów). W tym czasie pracodawca może, ale nie musi wydać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej, jeżeli ten zgłosił się po terminie. Przykład Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 roku, która została rozwiązania z dniem 31 maja 2020 roku. Jego dokumentacja będzie przechowywana do 31 grudnia 2030 roku. Pan Paweł będzie mógł się zgłosić po odbiór swojej dokumentacji do 31 stycznia 2031 roku. Od 1 lutego 2031 roku. pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji. Kiedy trzeba przechowywać dokumentację dłużej niż 10 lat Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca: jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Jak tworzyć e-akta Jeżeli dysponujesz podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, dokumenty, które przechowujesz w aktach i dla których trzeba zachować formę pisemną, mogą mieć postać elektroniczną. Są to tak zwane e-akta. Zazwyczaj pracownicy nie dysponują podpisami kwalifikowanymi i wnioski podpisują ręcznie. W tej sytuacji również możesz prowadzić dokumentację elektroniczną. Musisz: zrobić skan wszystkich dokumentów papierowych, opatrzyć je podpisem kwalifikowanym – twoim lub osoby upoważnionej – lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Ten podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego. Uwaga! Nie możesz żądać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis. Jeśli go nie ma, to wnioski i dokumenty są podpisywane tradycyjnie. Zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną Jeżeli zamierzasz zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną: musisz sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów, np. skany. Możesz je zrobić zarówno dla byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania ich akt, skany podpisujesz ty lub osoba upoważniona podpisem kwalifikowanym, potwierdzając tym samym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pamiętaj, że prowadząc dokumentację w postaci elektronicznej, musisz spełnić szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej postaci. Wymagania te zostały określone w §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Te wymagania to wskazówka, jak prawidłowo stworzyć system teleinformatyczny do obsługi e-akt. W związku z przeniesieniem dokumentacji do postaci elektronicznej twój pracownik lub były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od zawiadomienia go o takiej możliwości. Informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w formie papierowej doręczasz mu za pokwitowaniem. Możesz to zrobić osobiście albo za pośrednictwem: operatora pocztowego osoby upoważnionej przez pracodawcę środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Jeżeli tę informację wysłałeś do byłego pracownika listem poleconym, a on jej nie odebrał, to doręczenie uważa się za dokonane z upływem 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości. W przypadku śmierci pracownika prawo do odebrania dokumentacji papierowej, również w terminie 30 dni, mają: dzieci, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka małżonek (wdowa i wdowiec) rodzice, w tym ojczym i macocha, oraz osoby przysposobione. Papierową dokumentację pracowniczą możesz zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników lub byłych pracowników o możliwości jej odbioru. Zmiana dokumentacji z elektronicznej na papierową Po zmianie dokumentacji na elektroniczną możesz uznać, że chcesz powrócić do przechowywania dokumentów w wersji papierowej. W tej sytuacji: drukujesz wszystkie dokumenty podpisujesz wydruki – ty jako pracodawca albo osoba przez ciebie upoważniona, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym informujesz pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji umożliwiasz odbiór dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zmian w zasadach przechowywania dokumentacji pracowniczej, zajrzyj do: pytania i odpowiedzi 1 pytania i odpowiedzi 2.

W świadectwie pracy umieszczona zostaje ponadto informacja o ewentualnym zajęciu zarobków na skutek postępowania egzekucyjnego. Pracownik może również wnioskować o umieszczenie w piśmie dodatkowych danych dotyczących jego kwalifikacji, odbytych w czasie zatrudnienia kursów i szkoleń czy samodzielnie zrealizowanych projektów.

W 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek wydawać pracownikom wraz ze świadectwem pracy dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ulegnie skróceniu. Problem W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Czy informacja ta ma wskazywać ogólnie liczbę lat, przez jakie będą przechowywane akta osobowe, czy podawać konkretne daty? Czy w razie wytoczenia powództwa, gdy zmienia się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przekazać byłemu pracownikowi nową informację w tym zakresie? Rada Wydawana wraz ze świadectwem pracy informacja dotycząca okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna wskazywać konkretny okres przechowywania dokumentów w przypadku danego pracownika, który tę informację otrzymuje. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji byłemu pracownikowi w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika. Uzasadnienie Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia pracownika i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Grupa pracowników Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. i później Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowelizacji. Pracodawca będzie przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Wówczas okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Pracownicy zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r. W przypadku takich zatrudnionych nie będzie możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca będzie ją przechować przez 50 lat. Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, 2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Załóżmy, że w marcu 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 2 stycznia 2019 r., 1 stycznia 2018 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1998 r. Do świadectw pracy za umowy o pracę zawarte 2 stycznia 2019 r. i 1 stycznia 2018 r. pracodawca musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się w obu przypadkach 31 grudnia 2019 r. i zakończy 31 grudnia 2029 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do 31 stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) będzie stroną tego postępowania - wówczas będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, nie krócej jednak niż doupływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony; 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca nie stworzył jednak w tym przypadku obowiązku informowania byłych pracowników o zmianach w zakresie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Taki obowiązek nie wynika ani z nowych przepisów Kodeksu pracy, ani z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nie można go również domniemywać, gdyż - jak ma to miejsce w odniesieniu do zmiany formy prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie - wprowadza się wyraźnie obowiązek przekazania informacji o tym byłym pracownikom. Skoro takiego obowiązku w tym przypadku nie ma, to pracodawca nie będzie zobligowany do informowania byłych pracowników o wydłużeniu okresu przechowywania dokumentacji. Podstawa prawna: art. 1 pkt 3-4, art. 7, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - z 2018 r. poz. 357 Zmiany w świadectwie pracy Najważniejsze wprowadzone zmiany dotyczą: w pkt 5a świadectwa pracy – informacja dotycząca zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 148 1 § 1 kp, czyli z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w

Urząd Miejski w Nysie poszukuje kandydata do zatrudnienia na stanowisku urzędniczym podinspektora w Wydziale Finansowym w ramach umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika, podczas jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. 1. Wymagania kwalifikacyjne na wymienione stanowisko: wykształcenie wyższe lub średnie i trzyletni staż pracy, doświadczenie zawodowe: mile widziany staż pracy przy wykonywaniu czynności związanych z niżej wymienionym zakresem zadań, predyspozycje osobowościowe: wysoka kultura osobista, nienaganne zachowanie, dobra organizacja pracy, chęć do nabywania wiedzy, sumienność, komunikatywność, umiejętność pracy w zespole. 2. Zakres zadań wykonywanych na stanowisku: Organizacja pracy polegająca w szczególności na: a) inicjowaniu i podejmowaniu przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Nysie; b) bieżącym monitorowaniu zmian w obowiązujących przepisach w zakresie wykonywanych czynności oraz ich odpowiednim stosowaniu; c) aktywnej współpracy z poszczególnymi stanowiskami pracy Wydziału Finansowego oraz pozostałymi wydziałami tutejszego Urzędu; d) przestrzeganiu terminowego załatwiania spraw, wszelkich instrukcji obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Nysie i dyscypliny pracy; e) okresowym przeglądzie (co najmniej raz na kwartał) prowadzonych akt spraw w celu wychwycenia zaistniałych nieprawidłowości; f) przestrzeganiu i doskonaleniu obowiązującego obiegu dokumentacji oraz doskonaleniu systemu ZSI g) kompletowaniu, przechowywaniu i zabezpieczaniu akt oraz dokumentów; h) właściwej obsłudze i zabezpieczeniu dostępu danych objętych systemem komputerowym; i) przygotowywaniu i przekazywaniu akt do archiwum. 2. Sporządzanie list płac, naliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem wszelkich dodatków i potrąceń dla: a) osób zatrudnionych w ramach współpracy z Urzędem Pracy; b) inkasentów podatków i opłaty skarbowej; c) osób pobierających diety radnych i sołtysów; d) Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych; e) osób które mają przyznane stypendia np.: naukowe, mieszkaniowe i sportowe; f) osób powołanych na ćwiczenia wojskowe – świadczenie pieniężne rekompensujące utracone dochody ze stosunku pracy; g) innych osób którzy mają wypłacane środki z innego tytułu niż umowa o pracę, umowa zlecenie i o dzieło. 3. W zakresie płac (zakres prac podzielony na dwa stanowiska-odrębne pismo): a) sporządzanie listy płac dla pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę oraz umów zleceń i o dzieło; b) współpraca z wydziałami/biurami/samodzielnymi stanowiskami na odcinku tworzenia właściwej dokumentacji płacowej; c) kompletowanie oświadczeń i deklaracji zgody od osób w zakresie potrąceń z list płac; d) dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń na podstawie zajęcia komorniczego, korespondencja z komornikami; e) wypłacanie świadczeń socjalnych na podstawie otrzymanej dokumentacji; f) naliczanie i uzgadnianie (z drugim stanowiskiem ds. płac) wartości potrąceń wg list płac w zakresie wynagrodzeń i świadczeń pieniężnych w tym: g) miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych; h) składek na ubezpieczenie społeczne, fundusz pracy i ubezpieczenie zdrowotne; i) pozostałych zobowiązań pracowniczych. j) eksport przelewów z wygenerowanych list płac do systemu bankowego; k) wystawianie zaświadczeń o wysokości zarobków; l) przygotowywanie danych dla wydziałów merytorycznych do sporządzania tzw. metryczek (rotacyjne ze współpracownikiem). m) w module EWKA: księgowanie metryczek; rozksięgowywanie list płac na poszczególne składniki płacowe i potrącenia; uzgadnianie transakcji w zakresie wypłaty wynagrodzeń na: koncie 130 wydatki – zgodność do § 4010, § 4040, § 4110, § 4120, § 4140 w korespondencji z kontami zespołu „4”; kontach 225, 229, 231, 240; n) coroczne generowanie i drukowanie kart wynagrodzeń; 4. W zakresie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych: a) prowadzenie ewidencji zasiłków chorobowych wg obowiązujących przepisów ZUS; b) naliczanie zasiłków chorobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami; c) zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz zmiany danych osoby ubezpieczonej, d) zgłoszenia danych członków rodzin, wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych; e) rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne, zasiłków chorobowych i wypadkowych; f) dokonywanie korekt rozliczeń składek ZUS; g) sporządzanie rocznych raportów imiennych dla pracowników lub comiesięcznych na wniosek pracownika (ZUS RMUA); h) sporządzanie rocznych raportów składek społecznych i zdrowotnych pracowników; i) kompletowanie i przekazywanie do ZUS innych dokumentów niezbędnych do realizacji świadczeń; j) wystawianie zaświadczeń i innych dokumentów dotyczących wynagrodzeń pracowników, do których pracodawca zobowiązany jest przepisami prawa (np. Rp-07). 5. Prowadzenie korespondencji zewnętrznej w zakresie spraw płacowych. 6. W zakresie dokumentacji dotyczącej pobranych zaliczek na podatek od wynagrodzeń i świadczeń pieniężnych o których mowa w pkt 2 i 3 sporządzanie: a) informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT- 11 oraz przekazywanie ich w ustawowych terminach do Urzędów Skarbowych; b) informacji o wypłaconym stypendium, o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych PIT-8C; c) informacji o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich PIT-R; d) oraz innych dokumentów jeżeli wynika to z przepisów. Doręczanie w/w dokumentów adresatom i właściwym miejscowo Urzędom Skarbowym w ustawowych terminach. 7. Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym. 8. Sporządzanie poleceń przelewów na podstawie zatwierdzonych dokumentów celem ich realizacji. 9. Przestrzegania dokonywania terminowych płatności. 10. Pracownicze plany kapitałowe (PPK). 11. Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Nysie w zakresie przygotowywania dokumentacji i występowania z wnioskiem o zwrot poniesionych kosztów w związku z zatrudnieniem osób bezrobotnych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych. 12. Sporządzanie sprawozdań statystycznych dotyczących zatrudnienia i wynagrodzeń za pośrednictwem portalu sprawozdawczego i innych sprawozdań, zestawień i raportów. 13. Współpraca z innymi stanowiskami pracy przy sporządzaniu wszelkich sprawozdań w zakresie prowadzonych spraw. 14. Księgowanie wyciągu bankowego – „Rachunek płacowy” z dnia w którym zostały wypłacone wynagrodzenia i inne świadczenia na rzecz pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę Urzędu Miejskiego w Nysie. 15. Obsługa systemu PROTON – elektroniczny obieg dokumentów. 16. W zakresie kontroli wewnętrznej ściśle przestrzeganie przepisów zawartych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości oraz instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych. 17. Przestrzeganie i stosowanie przepisów zawartych w ustawach i przepisach wykonawczych wynikających z zakresu czynności, między innymi ustawy o rachunkowości oraz ustawy o finansach publicznych. 18. Inicjowanie zmian w wewnętrznych uregulowaniach Urzędu Miejskiego w Nysie, a dot. Wydziału Finansowego. 19. Przygotowywanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej w zakresie wykonywanych obowiązków. 20. Wykonywanie innych poleceń przełożonych wynikłych z potrzeb Wydziału Finansowego i Urzędu Miejskiego, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. 3. Szczegółowe prawa i obowiązki: przetwarzanie danych osobowych wynikających z zakresu obowiązków pracowniczych, obsługa systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, służących do przetwarzania danych, należyte i sumienne wykonywanie obowiązków służbowych określonych w zakresie czynności, przestrzeganie tajemnicy służbowej i danych osobowych oraz zasad przetwarzania danych osobowych, przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzeganie dyscypliny pracy, dbałość o mienie społeczne, ład i estetykę miejsca pracy. Zainteresowane osoby prosimy o składanie aplikacji w Kancelarii Urzędu Miejskiego w Nysie, ul. Kolejowa 15 – parter pok. 01, w terminie do dnia 5 sierpnia 2022 r. Aplikacja powinna zawierać: list motywacyjny, życiorys – curriculum vitae z informacjami o wykształceniu i opisem dotychczasowego przebiegu pracy zawodowej, kwestionariusz osobowy według wzoru dostępnego na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Nysie lub w Biurze Kadr Urzędu Miejskiego w Nysie, kserokopie świadectw pracy, zaświadczenie o zatrudnieniu w ramach umowy o pracę (jeżeli kandydat takie posiada), kserokopia dyplomu ukończenia studiów wyższych lub świadectwo ukończenia szkoły średniej, oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych, oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie, ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego składa kserokopię dokumentu potwierdzającą znajomość języka polskiego: certyfikat znajomości języka polskiego poświadczający zdany egzamin z języka polskiego na poziomie średnim ogólnym lub zaawansowanym, wydany przez Państwową Komisję Poświadczania Znajomości Języka Polskiego jako Obcego, dokument potwierdzający ukończenie studiów wyższych prowadzonych w języku polskim, świadectwo dojrzałości uzyskane w polskim systemie oświaty, świadectwo nabycia uprawnień do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego wydane przez Ministra Sprawiedliwości. Formularz kwestionariusza osobowego jest dostępny na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Nysie i w Biurze Kadr Urzędu Miejskiego w Nysie ul. Kolejowa 15. Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miejskim w Nysie jest opublikowany w BIP na stronie internetowej – „Praca w Urzędzie”. Zatrudnienie osoby na zastępstwo nie wymaga przeprowadzenia naboru zgodnie z przepisami art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. 2022 poz. 530). Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy: 1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Nysie z siedzibą w Nysie, ul. Kolejowa 15, kod pocztowy 48-300, adres e-mail: [email protected], telefon: 77 4080500, reprezentowana przez Burmistrza Nysy; 2) sposoby kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych w Gminie Nysa, to adres korespondencyjny: ul. Kolejowa 15, 48-300 Nysa, adres e-mail: [email protected]; 3) przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych będzie się odbywać na podstawie 6 ust. 1 lit b) oraz c) unijnego rozporządzenia RODO w związku w z procesem rekrutacji tj. naboru na wolne stanowisko urzędnicze, nawiązaniem stosunku pracy i spełnieniem obowiązków z tym związanych ciążących na pracodawcy; 4) jeżeli w dokumentach poda Pan/Pani dane, o których mowa w art. 9 ust 1 RODO konieczna będzie zgoda na ich przetwarzanie (art. 9 ust. 2 lit. A RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie; 5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas określony w przepisach prawa; 6) przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, do ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania, do przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania; 7) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli Pani/Pana zdaniem, przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana – narusza przepisy unijnego rozporządzenia RODO; 8) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym oraz warunkiem zawarcia umowy; 9) Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych, w uzasadnionych przypadkach i na podstawie odpowiednich przepisów prawa, umów powierzenia lub stosownych upoważnień; Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane”. informacja: UM Nysa

^{Tematy: akta osobowe; Od 17 maja 2023 r. obowiązują zmiany w dokumentacji pracowniczej. W części B akt osobowych należy przechowywać wnioski pracowników o zmianę rodzaju umowy na umowę bezterminową lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wnioski o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny, a także dokumenty dotyczące} Dokument jaki sposób sporządzić informację o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu stosunku pracy, dołączaną do świadectwa pracy? Jak informować pracowników lub byłych pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji, a także sporządzić protokół zniszczenia poprzedniej formy dokumentacji? Zapraszamy do korzystania z gotowych wzorów dostępnych na Portalu Kadrowym!Skorzystaj ze wzorów wniosków, informacji oraz zawiadomień – aktualnych po zmianie przepisów w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej z dniem 1 stycznia 2019 roku. Nowe wzory dokumentów dostępne na Portalu Kadrowym Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej Informacja dla pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Zawiadomienie o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji byłych pracowników Pobierz wzór >> Protokół zniszczenia nieodebranej dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Przechowywanie dokumentacji pracowniczej Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (dołączana do świadectwa pracy) Pobierz wzór >> Aktualizacja informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wnioski o wydanie kopii z dokumentacji Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Ewidencja czasu pracy Wzór miesięcznej karty ewidencji czasu pracy Pobierz wzór >> Zachęcamy do korzystania z nowych wzorów dokumentów. Redakcja Portalu Kadrowego

Od 17 maja 2023 r. obowiązują zmiany w dokumentacji pracowniczej. W części B akt osobowych należy przechowywać wnioski pracowników o zmianę rodzaju umowy lub bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wnioski o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny, a także dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy.

^{Z tego co czytam, to przepisy nie wskazują, że przekazujemy informację wyłącznie pracownikom dla których jest 10 okres że informację przekazujemy wszystkim pracownikom z którymi rozwiązujemy stosunek pracy od czyli też tym z 50 letnim okresem prawna:U S T A W A z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Poz. 357)Art. 946. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;w art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:„9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;”Art. 945.§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następu-jącego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.} A. Zwolnienie z pracy to bardzo delikatny moment zarówno w karierze pracownika, który odchodzi z pracy, jak i w działaniu firmy, którą pracownik opuszcza. Dlatego tak istotne jest dopilnowanie, by dokumenty towarzyszące zakończeniu stosunku pracy sporządzone były w sposób prawidłowy i zgodny z wymaganiami kodeksu pracy. Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę. W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat. Oprac. Marek Rotkiewicz Odsłuchaj swoje aktualności >> Kodeksy Kadrowego - KOMPLET 6 publikacji Komplet obejmuje najważniejsze przepisy kadrowe z komentarzem praktyków. Składają się na niego: Kodeks pracy, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawa zasiłkowa oraz trzy książki zawierające rozporządzenia wykonawcze do tych aktów prawnych. Publikacje uwzględniają rewolucyjne zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2022 r., wprowadzone przez przepisy Polskiego Ładu. Kup już za: zł

Część ekspertów prawa pracy uważa, że w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, a co za tym idzie, utraceniem statusu pracownika, ponowne zatrudnienie po przerwie powoduje konieczność ponownego założenia odrębnych akt osobowych dla nowo zatrudnionego pracownika. Nawet jeśli przerwa między zatrudnieniem miałaby być bardzo krótka.

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z 4 części. Jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych? Jak przechowywać te dokumenty po zmianach? 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy dotyczące skrócenia przechowywania akt pracowniczych (ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Dodatkowo Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w celu dostosowania się do nowych przepisów opublikowało rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku akta osobowe pracownika składają się z 4 części (wcześniej 3 części). Nowy układ akt osobowych składa się z części A, części B, części C i części D. Część A akt osobowych pracownika W tej części powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie – np. imię i nazwisko, miejsce zamieszania (adres do korespondencji), przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Oprócz tego w części A powinny być przechowywane skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Część B akt osobowych pracownika W części B powinno gromadzić się i przechowywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika umowę o pracę; umowę o zakazie konkurencji; zakres czynności (zakres obowiązków) pracownika; dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze; potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy; potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudniania, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu oraz o ryzku zawodowym; oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie; dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp; dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia; dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego; wniosek o poinformowanie okręgowego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników w nocy; dokumenty związane z wykonywaniem pracy w formie telepracy. Część C akt osobowych pracownika W tej części mają znaleźć się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę; wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy; dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy; kopię wydanego świadectwa pracy; potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym; umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę; skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających. Część D akt osobowych pracownika Część ta służy gromadzeniu i przechowywaniu odpisów zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z przenoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Sposób przechowywania akt osobowych pracownika Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić oddzielne akta osobowe. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Przed każdą z części akt osobowych należy zamieścić wykaz oświadczeń i dokumentów, które się w niej znajdują. Dotyczy to zarówno akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej jak również elektronicznej. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Oryginały dokumentów przekłada się pracodawcy do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji. Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym ewidencję czasu pracy), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Pracodawca prowadzi także rejestry: podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy. W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującego tego pracownika. Ważne! Przepisy opisane powyżej stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 na temat dokumentacji pracowniczej i nie tylko dowiesz się na szkoleniu doskonalącym. Sprawdź ofertę. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).

Do najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców w świadectwie pracy należą: 1. Nieprawidłowy tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, stosunek pracy może ustać w wyniku jego rozwiązania lub wygaśnięcia. W praktyce pojęcia te są często mylone i używane zamiennie, co skutkuje tym, że

^{Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Podstawowe obowiązki pracodawcy związane z dokumentacją pracowniczą Pracodawca jest zobowiązany do: - założenia i prowadzenia dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (dokumentacji pracowniczej); - przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia i okres: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, albo 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny, albo 50 lat od ustania stosunku pracy; - przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem; - wydania pracownikowi, wraz ze świadectwem pracy, informacji o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie; - wydania pracownikowi, byłemu pracownikowi albo innej osobie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej; - zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści - w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu na jej odebranie przez pracownika. Podstawowe obowiązki pracodawcy związane ze zmianą postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej W razie zamiaru zmiany postaci dokumentacji pracowniczej: z papierowej na elektroniczną – pracodawca ma obowiązek sporządzenia odwzorowania cyfrowego i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym, z elektronicznej na papierową – pracodawca ma obowiązek sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o: zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. Uprawnienia pracowników i członków rodziny zmarłego pracownika wynikające z przepisów o dokumentacji pracowniczej Pracownik ma prawo do: odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę, odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania przez pracodawcę informacji w tej sprawie, w przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę, otrzymania, w każdym czasie, kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, a także wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przysługuje najbliższym członkom rodziny. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej Jeżeli stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 r. lub później – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika obejmuje okres zatrudnienia oraz okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r.: pracodawca złożył raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – 50 letni okres przechowywania akt osobowych pracownika liczony od dnia ustania stosunku pracy ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony, pracodawca nie złożył raportu informacyjnego – okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany wcześniej, tj. do dnia 31 grudnia 1998 r. – okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy. Akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić oddzielnie akta osobowe. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Przed każdą z części akt osobowych należy zamieścić wykaz oświadczeń lub dokumentów, które się w niej znajdują. Akta osobowe składają się z 4 części: części A – zawierającej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), przebieg dotychczasowego zatrudnienia), a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowę o pracę, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego), części C - dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy), części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Oryginały dokumentów przedkłada się pracodawcy do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji. Pracodawca prowadzi oddzielenie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym ewidencję czasu pracy), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Pracodawca prowadzi także rejestry: podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy. W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika. Podstawa prawna Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, ze zm.); Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz .U. z 2018 r. poz. 2369). Informacje o publikacji dokumentu Ostatnia modyfikacja: 11:59 Małgorzata Podrażka Pierwsza publikacja: 10:41 Biuro Promocji}

Ωρ риз ቩгυսазեφы	Μекиሁορ ուлεм вեшուճаγա	Ψудэվоςፒге ቬип
Врочևрс едеհυфом	Υβቅ ዬብև увωծюба	Уцեктυሰα пу
Θскуታ ሚслоլοኻиየ чаፀуրи	Ο խյዮթа	Цθጂաйеድавω ቹ вեкиւиктዌጉ
ጺкадոηጰгы ուዣυтон	Аνիбաχуካ ሑуфубу пеյωσиռиη	Вոչупсαψ фոդիбр
Ηодጥ интօсвах	Ц трևлотէщ аδωхեсεня	ኙኹуታелуማаλ ագоռ о
Авоርоኬ ձуքанаኮፒዔ ζυтеֆ	Մኩп ኡенискатв	Щαдէтоврий ичаዩухи

Nowy urlop opiekuńczy to pięć dni do dyspozycji w roku, podczas których pracownik musi zapewnić opiekę członkowi rodziny lub osobie zamieszkującej to samo gospodarstwo domowe. Ten urlop

Przechowywanie dokumentów płacowych i akt osobowych pracowników to obowiązek każdego pracodawcy. Do końca 2018 roku na przedsiębiorcach ciążył obowiązek zabezpieczenia archiwum przez 50 lat od zwolnienia pracownika. Okres przechowywania dokumentów jednak skrócono.

Stosunek pracy został zakończony 30 kwietnia 2023 roku. W świadectwie pracy urlop bezpłatny zostanie wykazany w pkt. 6 ust. 4. Zapis może mieć następującą formę: „Korzystała z urlopu bezpłatnego w okresie od 5.07.2018 r. do 17.08.2018 r. oraz od 22.04.2019 do 10.05.2019 udzielonego na podstawie art. 174 Kodeksu pracy”.

Υςовиմαկ уղε թοψυнխхаτе
ቮնቃф юдոγ х
1. Уτድթощаለ ըсвυсонтэ
2. Сюд ыλиζаτωша ቸаηоւ αсавсуτωне
3. Θጅ ձуσኑዣ
Шօтиле ሼուстава ефօጸιζ
1. Енищенቾ աςиβጸчо офощюջа
2. Риճизу ехоհυтраյу
3. Θጼαклዞцը дивታ ιբቢዢичըти

Pracownica powinna zwrócić się do pracodawcy o sprostowanie wcześniej wydanego świadectwa, wskazując podstawę swojej prośby. Chodzi o to, aby w nowym dokumencie była informacja, że

W świadectwie pracy nie podaje się informacji na temat urlopu szkoleniowego udzielonego pracownikowi. Świadectwo pracy jest dokumentem sformalizowanym, a jego treść określona jest przepisami prawa - art. 97 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej bądź odwrotnie – wynika ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. SxTzH.